fbpx
Home / Blog IT Powers / TOP 7 – najlepsze systemy do elektronicznego zarządzania dokumentami w firmie

TOP 7 – najlepsze systemy do elektronicznego zarządzania dokumentami w firmie

Tradycyjne sposoby przechowywania dokumentacji firmowej w formie papierowej przechodzą do lamusa. Znacznie bardziej funkcjonalne są nowoczesne systemy DMS, które pozwalają na sprawny obieg dokumentów w formie cyfrowej. Najwygodniejsze rozwiązania nie wymagają nawet instalowania specjalnego oprogramowania – dostęp do dokumentów można mieć na dowolnym urządzeniu z poziomu przeglądarki internetowej. Poniżej przedstawiamy aktualnie najlepsze systemy do elektronicznego zarządzania dokumentami w firmie, które warte są uwagi ze względu na prostotę obsługi, funkcjonalność i bezpieczeństwo.

TOP 7 – najlepsze elektroniczne systemy DMS

eDokumenty

Jest to prosty system DMS proponowany przez polską firmę, który został uhonorowany nagrodą za najlepszy w kategorii „Elektroniczny obieg dokumentacji w firmie” GigaCon 2016. Rozwiązanie jest kompleksowe, bo umożliwia m.in. archiwizację dokumentów, rejestrację i ewidencję korespondencji, tworzenie pism, ofert, umów i innych dokumentów firmowych według szablonu, generowanie dokumentów online, automatyczne skanowanie i archiwizację itp.

Atsoftware DMS

Tym razem mamy do czynienia z nowoczesną aplikacją do archiwizacji i zarządzania dokumentami, z której można korzystać z poziomu przeglądarki internetowej także na urządzeniach mobilnych. Rozwiązanie skupia się na digitalizacji dokumentów oraz przetwarzaniu plików, a jego zaletą jest wyjątkowo prosta obsługa. Nieco więcej opcji znajdziemy w programie Sekretariat firmy Atsoftware, które umożliwia m.in. prowadzenie elektronicznego dziennika korespondencji, rejestru delegacji pracowników, zarządzanie umowami itp.

Contman Document Processing

Poznańska firma oferuje tak naprawdę 4 rozwiązania związane z zarządzaniem dokumentami w firmie: Paperless (elektroniczne podpisywanie dokumentów), Archive (elektroniczny system archiwizacji dokumentów), Workflow (do zarządzania procesami w firmie) oraz Document Processing. Ten czwarty moduł umożliwia m.in. skanowanie i cyfrowe przetwarzanie dokumentów pochodzących z różnych źródeł (program rozpoznaje 190 języków!).

Google Drive (Dysk Google)

To rozwiązanie zna każdy, kto ma założoną skrzynkę w gmail, ponieważ dostaje go niejako w pakiecie usług do konta. Jego główną funkcją jest udostępnienie przestrzeni dyskowej do przechowywania dokumentów, a także ich swobodne udostępnianie innym użytkownikom. Ta prosta aplikacja pozwala również tworzyć i edytować pliki tekstowe, arkusze kalkulacyjne i prezentacje, dlatego świetnie sprawdza się w wielu firmach. Warunkiem korzystania z niej jest posiadanie konta w Google.pl.

OneDrive

OneDrive to z kolei propozycja Microsoft, która jest praktycznym uzupełnieniem pakietu biurowego Office, wciąż najpopularniejszego w większości firm. Dzięki aplikacji można łatwo przechowywać w jednym miejscu w chmurze dokumenty pochodzące z różnych urządzeń, potem je udostępniać, a także pracować nad nimi z innymi użytkownikami. Do wyboru są różne pakiety różniące się ceną i zakresem usług np. wielkością przestrzeni dyskowej, czy dostępem do aplikacji Office.

Drop Box

To rozwiązanie jest bardzo podobne do dwóch poprzednich, ponieważ i w tym przypadku otrzymujemy przestrzeń dyskową do przechowywania w chmurze dokumentów i możliwość korzystania z nich na komputerze, tablecie lub smartfonie. Funkcja Paper pozwala wielu użytkownikom na wspólną pracę nad dokumentami, z kolei Showcase umożliwia tworzenie atrakcyjnych prezentacji. W zależności od potrzeb można wybrać jedną z dwóch taryf: Plus lub Professional dla osób fizycznych bądź Standard lub Advanced dla zespołów, które różnią się ceną i zakresem funkcji.

FolderIt

FolderIt to prawdopodobnie najlepszy system DMS dla małych i średnich firm. Za bardzo atrakcyjną cenę (którą możemy elastycznie dopasować według potrzeb) otrzymujemy wszystko, co jest przydatne do zarządzania dokumentacją, czyli m.in.: przestrzeń dyskową o różnej pojemności do wyboru, możliwość dzielenia się plikami oraz ich edycji, funkcję powiadomień o zmianach w dokumentach, możliwość zatwierdzania np. delegacji lub faktur i wiele innych. Z FolderIt można korzystać na każdym urządzeniu stacjonarnym i mobilnym na całym świecie. Aplikacja zapewnia zaawansowany system szyfrowania danych w chmurze, a dodatkowo umożliwia samodzielne tworzenie kopii zapasowych. Jest to więc nie tylko przyjazne, ale także wyjątkowo bezpieczne i elastyczne rozwiązanie, które sprawdzi się w większości firm.

Chcesz dowiedzieć się więcej o naszej ofercie?

Zapraszamy do kontaktu office@itpowers.pl

Wejdź na naszą stronę https://itpowers.pl




Show Buttons
Hide Buttons